Les secrétaires indépendantes ou freelance sont de plus en plus demandées par les start-ups, les PME et les petites entreprises. La collaboration avec une secrétaire indépendante peut en effet présenter différents avantages. Mais elle peut, dans certains cas et sur des points précis, constituer un obstacle.
Généralité concernant le rôle d’une secrétaire
Le rôle d’une secrétaire est passé du statut de soutien administratif à celui de l’un des postes clés de la gouvernance, avec une influence considérable au sein d’une organisation. Son rôle continue d’évoluer à mesure que la réglementation augmente et que les régulateurs deviennent plus stricts. Elle est l’intermédiaire essentiel entre le conseil d’administration et ses actionnaires et veille à ce que la société soit dirigée et contrôlée conformément à un ensemble de politiques, de procédures, de processus et de règles. Lorsque la secrétaire est la principale personne responsable de la tâche entreprise, il sera la seule personne en défaut et pourrait être passible d’une amende. Il est donc important que la délégation de tâches par le secrétaire de la société soit confiée à une ou plusieurs personnes compétentes.
La secrétaire doit connaître les informations contenues dans chaque registre et s’assurer qu’ils sont toujours tenus à jour. Par exemple, si le registre des membres n’est pas mis à jour, cela peut avoir de graves conséquences car un actionnaire n’est autorisé à voter que si son nom figure dans le registre des membres. La secrétaire est également chargé de veiller à ce que les demandes d’inspection de certains registres statutaires faites par les membres de la société (ainsi que par le grand public) soient traitées dans les délais requis. Il est désormais possible de faire appel à une secrétaire indépendante. Cliquez sur majassist.fr pour plus d’infos.
Les avantages d’une secrétaire indépendante pour une start-up
La start-up fait également des économies d’un point de vue matériel puisqu’elle n’a pas de frais de fonctionnement. La secrétaire indépendante travaille à domicile avec son propre ordinateur, sa connexion internet, son téléphone, son imprimante, etc. Pour une start-up, déléguer la gestion administrative à une secrétaire indépendante présente également un intérêt financier. En effet, cela coûte moins cher que de payer une personne ou de passer par une société d’intérim. Avec une secrétaire indépendante, il n’y a pas de congés payés ni de coûts salariaux. A noter qu’en tant que salarié d’une start-up, le secrétaire peut lui demander de financer des formations, ce qu’un secrétaire indépendant ne peut pas faire.
Le contrat entre la secrétaire indépendante et la start-up est un partenariat. Pas de contrat de travail, pas de charges sociales, et la relation Patron / Employé n’existe pas. Il peut donc prendre fin quand l’une des parties le souhaite ou qu’il y a un accord mutuel car il n’y a pas d’engagement à long terme, ce qui est un avantage pour les deux parties. Une start-up, dans de nombreux cas, ne dispose pas d’une gestion administrative importante. De fait, elle n’a pas besoin de rémunérer une secrétaire pour assurer ce rôle. Faire appel à une secrétaire indépendante est donc une solution adaptée. En effet, cette dernière n’intervient que lorsque cela est nécessaire. Cela peut être pour des tâches administratives régulières ou ponctuelles.
