Si vous choisissez une destination de réunions et d’événements populaire pour votre conférence, vous aurez un vaste choix de lieux. Pourtant, vous avez besoin d’observer quelques critères essentiels pour parvenir à dénicher une salle idéale. Beaucoup d’entreprises choisissent des partenaires et des fournisseurs qui ont une approche respectueuse de l’environnement. Si l’empreinte carbone est importante pour vous, interrogez le lieu sur ses initiatives vertes, ses pratiques de recyclage, la conservation de l’eau et de l’énergie. Vous pouvez demander au lieu d’utiliser des bouteilles ou des verres rechargeables pour votre événement, éviter les aliments trop emballés, éliminer les pailles et éviter les couverts et la vaisselle jetables.
Les éléments importants à prendre en considération
Réservez un lieu qui dispose de toutes les commodités dont vous avez besoin pour votre événement. Cela comprend l’équipement audiovisuel, les microphones, les équipements de cuisine et l’accès aux fauteuils roulants. Soyez conscient des capacités d’installation, en faisant attention à la disposition des sièges et aux zones des sponsors. Vérifiez si vous pouvez utiliser les salles de sous-commission et l’espace d’exposition, ou embaucher le traiteur de votre choix. Si le lieu propose un service de restauration sur place, demandez s’il peut accueillir des allergies alimentaires ou des régimes spéciaux. Cliquez ici pour plus d’infos.
Vous trouverez de nombreux établissements proposant des hébergements ou des remises sur l’hébergement dans des hôtels à proximité. Grâce à des partenariats avec des hôtels, les hôtes de la conférence acquièrent un avantage concurrentiel qui en fait une pratique populaire. Si votre conférence durera plus d’une journée, trouver un logement convenable devrait être l’une des tâches clés. Un lieu d’événement est une partie importante de votre vision de la conférence. Lorsque vous examinez le concept d’un événement ainsi que les préférences de vos invités, sponsors et délégués, réfléchissez à sa pertinence pour votre conférence.
Les autres critères à considérer
Prenez en compte les résultats lorsque vous abordez la logistique de votre événement. Prenez le temps de vous renseigner sur le coût de location d’un lieu de conférence, car il s’agit d’un élément de coût important et vous devez vous assurer de respecter votre budget. Si vous avez trouvé le lieu de conférence idéal, demandez-vous si vous pouvez obtenir un prix inférieur en échange d’un contrat pluriannuel. Être flexible sur la date peut également vous aider à obtenir un tarif réduit, car certains jours de la semaine ont tendance à coûter moins cher. N’ayez pas peur de négocier!
Choisir un emplacement pratique est une façon de maximiser la fréquentation. N’oubliez pas de vous renseigner sur les transports en commun, l’accès à l’aéroport et les hôtels à proximité. Un grand parking ou un service de voiturier est également important pour les participants qui choisissent de conduire le jour. Vous pouvez offrir des possibilités de réseautage supplémentaires en vous assurant que les restaurants et autres attractions de la région sont ouverts avant et après votre événement.
Assurez-vous que les participants disposent de sièges confortables à toutes les séances, ainsi que d’un espace pour se détendre pendant les pauses. Ne choisissez pas un lieu avec des sièges de style théâtre lorsque les délégués doivent prendre des notes ou utiliser un ordinateur portable. De même, une salle de conférence trop grande donnera l’impression que la moitié des participants ne se sont pas présentés.
