Le traitement des factures fournisseurs et leur règlement sont des étapes importantes dans le fonctionnement de toute entreprise. Difficile d’y échapper, ces tâches peuvent néanmoins être améliorées par l’utilisation d’un logiciel d’automatisation des factures.
Avec les avancées technologiques, l’adoption d’un système d’automatisation devient désormais une nécessité pour rester compétitif sur le marché et vous assurer du respect des délais de paiement. Dans cet article, nous allons vous montrer pourquoi il faut adopter l’automatisation des factures dès aujourd’hui !
Efficacité accrue grâce à la réduction des interventions manuelles
Lorsque les factures sont traitées manuellement, chaque employé responsable de traiter les factures doit ouvrir, vérifier et saisir les données dans le logiciel comptable. Ce processus prend du temps et peut générer des erreurs involontaires.
L’automatisation des factures sur www.owork.fr permet d’éliminer cette intervention humaine en capturant automatiquement les informations contenues dans les factures électroniques reçues. Le logiciel effectue ainsi la validation des données et signale tout problème relevé (données manquantes, montants incorrects, etc.). Cette réduction des interventions manuelles offre un véritable gain de temps qui se traduit par une meilleure productivité globale.
Respect des délais de paiement
Le respect des délais de paiement est une obligation légale pour toutes les entreprises, mais il est aussi essentiel pour assurer la confiance et la satisfaction des fournisseurs. Les retards de paiement peuvent entraîner des pénalités financières, voire provoquer la rupture de contrats de partenariat.
L’automatisation des factures simplifie et accélère le processus d’approbation en éliminant les étapes manuelles chronophages et sources d’erreurs. Elle permet également de garantir la traçabilité des actions de validation et de vérification du bon respect des délais de paiement avec précision.
Traçabilité améliorée et meilleure gestion des litiges
Mise en place d’un historique des transactions
Un logiciel d’automatisation permet de conserver un historique de l’ensemble des opérations effectuées sur les factures (validation, refus, modification, règlement, etc.). Cet historique facilite alors le suivi et le traitement des litiges éventuels avec les fournisseurs. Il devient donc plus aisé de résoudre rapidement ces situations conflictuelles.
Utilisation des données pour orienter les prises de décision
Grâce à la centralisation des informations liées aux factures fournisseurs, l’entreprise peut suivre en temps réel ses dépenses et ajuster sa stratégie d’achat si nécessaire. Les analyses issues de ce suivi peuvent permettre d’identifier les domaines dans lesquels les économies sont possibles ou les fournisseurs présentant un risque de non-respect des délais.
Diminution des coûts et du temps passé sur la gestion des factures
L’automatisation permet non seulement de réduire le temps consacré aux tâches liées aux factures fournisseurs, mais également les coûts qui y sont associés. Les équipes peuvent être redéployées sur des missions à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise plutôt que de passer leur temps à vérifier des données ou chercher des erreurs dans les comptes.
En outre, le traitement automatisé des factures permet généralement de bénéficier d’une meilleure qualité globale des données enregistrées, ce qui limite les investigations en cas de problèmes détectés ultérieurement et se traduit par une diminution des coûts liés aux rectifications.
Sécurité renforcée et diminution des risques de fraudes
Les systèmes basés sur l’automatisation des factures offrent plusieurs niveaux de sécurité supplémentaire par rapport à un processus manuel :
Mécanismes de validation automatique
Dans un système automatisé, les mécanismes de contrôle et de vérification des données sont effectués en temps réel et permettent de détecter rapidement toute erreur ou anomalie dans les informations transmises. Cela facilite donc la détection des tentatives de fraude et prévient ainsi les risques financiers pour l’entreprise.
Sécurisation des données sensibles
Conserver les factures et les documents comptables sur un logiciel sécurisé permet d’assurer que seules les personnes autorisées puissent y accéder. Les risques de perte ou de vol des données sont donc fortement réduits.
En définitive, l’automatisation des factures est une solution idéale pour gagner en efficacité et améliorer la gestion des dépenses dans votre entreprise
Pour rester compétitif et assurer le bon fonctionnement de votre entreprise, il est essentiel d’adopter les nouvelles technologies et solutions logicielles telles que l’automatisation des factures. En plus de vous faire gagner du temps, cette automatisation permettra de respecter les délais de paiement, d’améliorer la traçabilité et la sécurité de vos données, et même de réaliser des économies.
N’attendez plus pour profiter des nombreux avantages offerts par l’automatisation des factures fournisseurs !
