Une bonne gestion de ses agendas d’interventions est un réel coup de pouce à la qualité de service d’une entreprise. Ce qui implique ponctualité et professionnalisme, deux points qui s’avèrent difficiles à garantir quand on a un planning chargé. Tout repose sur l’organisation depuis la prise de rendez-vous jusqu’à la descente sur terrain auprès des clients. Que faut-il faire pour optimiser la gestion des interventions à assurer ? Nos conseils pourraient vous être utiles.
Digitalisez tout simplement !
L’usage d’un bloc note ou d’un dispositif basique comme Excel semble être assez décalé quand on voit la performance et l’efficacité des outils modernes. On n’a rien contre les méthodes classiques de gestion, rassurez-vous. Seulement, la numérisation est une solution plus pratique afin de mieux planifier les interventions en fonction des sollicitations. Au lieu d’enregistrer les informations sur les tournées sur du papier, vous allez tout simplement les noter sur un outil qui vous donne accès à toutes les données à votre guise. L’utilisation d’un logiciel centralisé comme Praxedo permet en plus à toutes les équipes et aux responsables d’accéder aux plannings et aux éventuelles modifications apportées.
Cependant, tout technicien qui effectue une intervention doit aussi disposer d’un lot d’outils numériques qui leur permettent de gérer individuellement leurs tâches. La praticité étant garantie, car tout se fait en général depuis un simple Smartphone. Et quand on parle de digitalisation, la technologie vient aussi faire la promotion de l’intelligence artificielle. Une telle solution avancée ne peut d’ailleurs que soutenir la société prestataire dans sa recherche de l’excellence.
Choisissez le bon technicien pour chaque mission
Il s’agit ici d’une sélection qui s’effectue selon la nature de la mission et qui peut optimiser grandement la descente sur terrain. Les enjeux sont importants, étant donné qu’on attend d’une bonne gestion un respect de la durée, une performance et une satisfaction des clients. Choisissez donc le technicien qui saura assurer sa tâche avec perspicacité, cela, en considérant son expérience, ses compétences et sa réactivité. Notez en revanche que la gestion des interventions ne dépend pas uniquement de ces qualités citées.
Il est primordial de prendre en considération le temps de réalisation, qui repose sur l’emplacement géographique de la mission, de la disponibilité de l’équipe, de la durée de la tâche, des imprévus et du trajet à faire. Le bon technicien doit donc être celui qui saura déployer les bonnes compétences selon le type d’intervention, tout en respectant le planning horaire convenu. Il faut savoir qu’une collecte d’informations est effectuée après tout rendez-vous dans le but d’évaluer la performance des équipes et d’anticiper les stratégies d’amélioration en cas de manquement.
Établissez une communication permanente avec les clients
Une gestion optimisée des interventions nécessite également une communication fluide entre l’entreprise prestataire et l’entreprise cliente. La planification peut sembler facile pour les tournées occasionnelles qui profitent d’une grande plage horaire. Pour les missions en continu et en parallèle, il est primordial de garder le contact en permanence avec le client afin de confirmer les détails sur chaque intervention à faire.
Une bonne communication pendant toute la durée de la collaboration permet aux équipes terrain de recevoir les directives sur les éventuels changements. Pour témoigner un certain professionnalisme avec le client, il est même recommandé d’informer au préalable à chaque fois qu’un technicien se met en chemin pour une mission. Entre temps, la société prestataire peut faire usage de son outil de gestion pour rassurer au mieux son client sur la fiabilité de son engagement. La qualité de service de celle-ci peut en effet être définie à partir des archives de plannings contractuels clôturés, là où sont affichés les rendez-vous et leurs temps de réalisation respectifs.
