La concurrence actuelle fait qu’il est nécessaire pour l’entreprise de prendre certaines mesures au niveau de son organisation pour être performante. Un des moyens qui s’offre à l’entreprise se trouve dans la dématérialisation des documents commerciaux comme les bons de commande et les factures. L’envoi et le traitement de ces documents revêtent en effet un aspect important dans la mesure où les documents sous la forme de papier deviennent plus couteux et consomment plus de ressources.
Pourquoi dématérialiser les documents commerciaux pour une entreprise ?
La dématérialisation des documents commerciaux coute moins cher sur le long terme en comparaison à un traitement manuel sur papier. Cette réduction de cout existe qu’il s’agisse de factures entrantes ou de factures sortantes. Pour les factures, les différentes étapes allant de la préparation jusqu’à l’émission de la facture coutent moins cher. En effet, les couts d’impression peuvent être revus à la baisse. Il en est de même du rapprochement des paiements et de l’archivage. Par ailleurs, la gestion des litiges et la gestion des relances coutent également moins cher. Outre la réduction des couts, la dématérialisation des documents commerciaux permet d’avoir un gain de temps significatif. Dans ce cadre, les différentes étapes de traitement des factures sont réalisées de manière automatisée et donc de façon beaucoup plus rapide. Les factures ont plus de chance d’être payées plus rapidement et les délais de paiement sont accélérés. Par ailleurs, la dématérialisation signifie également plus de ressources pour l’entreprise. En effet, il n’y a forcément plus besoin de personnel pour saisir manuellement les données, effectuer des calculs et envoyer la facture au client. Les tâches administratives et financières sont ainsi réduites de manière considérable et une partie du personnel peut être affectée à la réalisation d’autres tâches plus productives. Enfin, la dématérialisation présente des avantages sur le plan environnemental. L’entreprise peut se montrer ainsi plus responsable et cela permet d’améliorer de manière indirecte son image.
Comment dématérialiser les documents commerciaux pour une entreprise ?
La dématérialisation des documents commerciaux peut être réalisée de différentes façons. L’entreprise peut choisir de mettre elle même en place son dispositif de dématérialisation. Cependant, elle peut aussi choisir de confier cette tâche à un prestataire externe. Dans ce dernier cas, il est judicieux de recourir à une plateforme edi ou échange de données informatisé. Edi permet d’automatiser les échanges de documents commerciaux comme la facture entre l’entreprise et ses partenaires commerciaux. En effet, ce système assure l’échange automatique de données entre deux ordinateurs par le biais de messages au format standardisé. Pour le traitement des factures edi, il existe edi services. Ces derniers permettent de dématérialiser le traitement et l’envoi des factures de l’entreprise. Dans ce cadre, les messages échangés par les partenaires sont les mêmes. Par ailleurs, une liste synthétique des factures peut être produite automatiquement. Un dispositif d’archivage automatique des factures est aussi proposé par le système. Les meilleurs edi de traitement de facture assurent des échanges fiables et sécurisés. Enfin, les couts de mise en place de facturation edi diffèrent en fonction du volume des factures à traiter et des options proposées.
